Le regole Sched: Pianificazione delle riunioni per costruire le migliori relazioni

Istanza mancante, prova a ricaricare le istanze

Forse il più grande programma falso pas sta inviando a qualcuno un link totalmente generico che non include nemmeno i loro dettagli. È impersonale al 100%, con lo 0% di sforzo da parte tua.

Non si sente premuroso, quindi un ottimo modo per dimostrare che ti importa è quello di personalizzarlo con i loro dettagli.

Senza questo, si sta immediatamente facendo una prima impressione che non sono abbastanza importanti per voi di prendere anche un secondo personalizzarlo.

Sì, dovrebbe essere facile e veloce per te. Ma assicurati di non scaricare solo lo sforzo su di loro. Utilizzare uno strumento in cui è possibile compilare tutti i dettagli dalla vostra parte che si può già sapere. Questo lascia loro i tempi da scegliere.

Ricorda, sei anche un ospite nel loro calendario. Se qualcuno aggiunge una riunione denominata “chiama con Adam” alla mia pianificazione, non è immediatamente chiaro quando sto rivedendo la mia giornata. Sii esplicito riguardo ai partecipanti o allo scopo della riunione, ad esempio “Chiama: Max <> Adam”. Il vostro ospite dovrebbe cogliere immediatamente il contesto alla prima scansione.

Offri da cinque a sei opzioni

A volte è un gioco di numeri. Se possibile, provare a distribuire le opzioni per la riunione in almeno due orari diversi in tre giorni diversi. Questo è il modo migliore per coprire la maggior parte della settimana e far funzionare le riunioni la prima volta. E non dimenticare i fusi orari…

Una diffusione tra la mattina e il pomeriggio massimizzerà anche le tue possibilità. Ciò è particolarmente vero in un mondo in cui le persone lavorano sempre più da casa, dove le persone destreggiano altre responsabilità insieme alla loro solita giornata lavorativa.

Dai ai tuoi ospiti la tua piena attenzione

Non puoi controllare il calendario dell’altra persona, ma puoi assicurarti di essere in grado di concentrarti completamente sulla riunione.

Assicurati di avere un periodo di buffer su entrambi i lati delle riunioni. Ti permette di preparare correttamente, leggere qualsiasi materiale, conoscendo te stesso con l’ordine del giorno e lo sfondo della riunione. Significa anche che non hai quella fretta avvolgere alla fine.

Se la riunione sta andando bene o c’è altro da discutere, avere un po ‘di tempo per invasa da cinque minuti o giù di lì toglie la pressione. È possibile assicurarsi che tutto è coperto e forse evitare una riunione di follow-up risparmio di tempo per tutti.

Rimuovere la pressione di back to back ti mette anche in una modalità per essere più simpatico.

Stiamo spendendo molto tempo per le videochiamate in questo momento ed è facile dimenticare l’importante aspetto umano delle interazioni. Concediti il tempo di conoscere la persona con cui stai interagendo.

Prenota meno tempo

Quando li si riduce davvero, le riunioni sono comunemente costituite da due cose: la condivisione di informazioni e l’osa ottenere feedback.

È molto facile prenotare automaticamente in mezz’ora o un’ora senza pensare al costo nel tempo. Notoriamente, si dovrebbe capire il costo delle riunioni sommando il tempo fatturabile di tutti coloro che frequentano.

Per ridurre al minimo questo costo, pensare a come gli strumenti potrebbero essere utilizzati per condividere le informazioni in anticipo, invece di coprirlo nella stanza. Puoi usare qualcosa come Loom per parlare di ciò che vuoi discutere, così tutti iniziano la riunione sulla stessa pagina? Può richiedere idee o domande in anticipo per avere un’idea dell’ordine del giorno richiesto invece di fare supposizioni? Hai almeno bisogno della riunione?

Ancora una volta, la tecnologia mostra il potenziale per ridurre al minimo i costosi incontri estratti e drenante e sostituirli con riunioni ultra-efficienti che coprono solo ciò di cui hanno bisogno.

Programmazione integrata

Infine, se si stanno creando strumenti che richiedono la pianificazione, deve essere integrato direttamente. Non dovresti fare in modo che gli utenti saltino in un’app di calendario e poi tornino a scegliere gli orari.

Se può essere automatizzato, dovrebbe essere automatizzato. La pianificazione nativa in questo modo è il Santo Graal dell’esperienza del cliente: più veloce, migliore, più facile.

Grande pianificazione è quasi invisibile nella maggior parte delle aree, e poi estremamente visibile e impressionante nella cura che mostra per il vostro ospite. È un’opportunità per dare il via alle relazioni professionali con un senso di facilità invece di onere.

Ma, cosa più importante, se possiamo portare tutti sulla stessa pagina su come raggiungere questo obiettivo, dovrebbe rendere la vita di tutti più facile.

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